← Tất cả bài viết
Bài P03

Sợ rà soát lại thuế của các năm trước

“EM KHÔNG LO THUẾ NĂM NAY… EM CHỈ LO NẾU HỌ RÀ SOÁT LẠI NHỮNG NĂM TRƯỚC.”

Đây là câu mà rất nhiều seller online, hộ kinh doanh và chủ shop đang nói với nhau trong thời gian gần đây. Điều đáng nói là phần lớn những người kinh doanh này không hề có ý định “trốn thuế” ngay từ đầu. Vấn đề nằm ở chỗ họ bắt đầu kinh doanh quá nhanh, doanh thu tăng quá nhanh nhưng cách vận hành vẫn giữ như thời điểm còn bán vài đơn mỗi ngày.

Rất nhiều shop online từng vận hành theo kiểu “tiện đâu làm đó”: dùng tài khoản cá nhân nhận tiền, bán đa kênh trên Facebook, TikTok Shop, Shopee, website riêng, COD, ví điện tử và chuyển khoản ngân hàng nhưng không có hệ thống tracking doanh thu thật sự. Tiền vào nhiều nguồn, tồn kho không quản lý đồng bộ, chi phí nhập hàng không lưu hóa đơn đầy đủ, thậm chí nhiều chủ shop còn không biết chính xác lợi nhuận thực tế mỗi tháng là bao nhiêu.

Khi doanh thu còn nhỏ, mọi thứ thường được bỏ qua vì “chắc chưa sao đâu”. Nhưng khi doanh thu bắt đầu tăng lên vài trăm triệu hoặc vài tỷ mỗi năm thì rủi ro không còn nằm ở việc bán được hàng hay không, mà nằm ở dữ liệu kinh doanh có đủ logic để giải trình hay không.

Hiện nay, theo Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, cơ quan thuế không còn quản lý theo kiểu thủ công như nhiều năm trước. Dữ liệu hiện được đối chiếu từ rất nhiều nguồn khác nhau như ngân hàng, sàn thương mại điện tử, ví điện tử, hóa đơn điện tử, đơn vị vận chuyển, POS bán hàng và hệ thống kê khai điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc gần như mọi hoạt động kinh doanh đều để lại dấu vết dữ liệu.

Chỉ cần một vài dữ liệu không khớp, hộ kinh doanh đã có thể bị đưa vào nhóm cần rà soát rủi ro. Ví dụ rất phổ biến hiện nay là doanh thu nhận qua ngân hàng lớn hơn nhiều so với doanh thu kê khai; dòng tiền COD không được đối soát rõ ràng; xuất hóa đơn đầu ra nhiều nhưng đầu vào lại quá thấp; tồn kho thực tế không logic với doanh thu bán hàng; hoặc tài khoản cá nhân và tài khoản kinh doanh bị trộn lẫn trong nhiều năm.

Đặc biệt, từ năm 2026, nhiều quy định mới bắt đầu yêu cầu hộ kinh doanh theo dõi dữ liệu bài bản hơn như kê khai hàng tồn kho, quản lý sổ doanh thu, lưu trữ chứng từ và sử dụng hóa đơn điện tử theo từng nhóm doanh thu.

Nhiều người nghĩ rằng cơ quan thuế chỉ quan tâm hóa đơn. Nhưng thực tế hiện nay, thứ dễ bị nhìn thấy nhất lại là dòng tiền. Khi tài khoản cá nhân mỗi tháng nhận hàng trăm triệu hoặc hàng tỷ đồng nhưng không có dữ liệu đối chiếu rõ ràng, hệ thống sẽ dễ đánh giá đây là dòng tiền có rủi ro cao. Đặc biệt với các shop bán đa nền tảng, việc một phần doanh thu nằm ở sàn TMĐT, một phần ở chuyển khoản riêng, một phần COD và một phần tiền mặt khiến dữ liệu rất dễ lệch nếu không tracking ngay từ đầu.

Một insight mà rất nhiều chủ shop bắt đầu nhận ra là: vấn đề nguy hiểm nhất không phải “đóng bao nhiêu thuế”, mà là “không còn đủ dữ liệu để tự bảo vệ mình”. Có những shop doanh thu rất lớn nhưng khi cần giải trình thì không còn file đối soát cũ, không lưu hóa đơn nhập hàng, không biết hàng tồn kho từng giai đoạn ra sao, không biết khoản tiền nào là doanh thu thật và khoản nào chỉ là dòng tiền đi qua.

Điều này đặc biệt dễ xảy ra với mô hình bán online tăng trưởng nhanh. Giai đoạn đầu, chủ shop thường ưu tiên tốc độ: chạy ads, đẩy đơn, scale doanh thu. Nhưng sau vài năm, hệ thống vận hành vẫn gần như cũ: không có kế toán nội bộ, không quản lý tồn kho, không tách tài khoản kinh doanh, không có dashboard doanh thu thật và cũng không lưu dữ liệu đúng chuẩn. Đến khi cần rà soát lại dữ liệu cũ thì gần như phải “ngồi ghép lại lịch sử kinh doanh” từ tin nhắn, sao kê ngân hàng và file Excel rời rạc.

Trong khi đó, theo hướng dẫn quản lý mới dành cho hộ kinh doanh, nhiều nhóm doanh thu đã bắt đầu phải thực hiện kê khai định kỳ, lưu sổ doanh thu, theo dõi hàng tồn kho, hóa đơn và tài khoản ngân hàng phục vụ kinh doanh. Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng đang trở thành xu hướng gần như bắt buộc với nhiều nhóm hộ kinh doanh có doanh thu lớn.

Đó cũng là lý do vì sao hiện nay nhiều chủ shop bắt đầu chủ động chuẩn hóa vận hành thay vì chờ đến lúc bị yêu cầu giải trình. Những việc tưởng nhỏ như tách riêng tài khoản kinh doanh, tracking doanh thu thực tế, quản lý đầu vào đầu ra rõ ràng, lưu chứng từ đầy đủ, đối soát COD định kỳ hay quản lý tồn kho logic lại chính là thứ giúp giảm rủi ro lớn nhất về sau.

Một điều rất quan trọng mà nhiều người thường hiểu sai là: cơ quan thuế không chỉ nhìn vào “con số doanh thu”, mà còn nhìn vào tính logic của toàn bộ hoạt động kinh doanh. Nếu doanh thu lớn nhưng tồn kho không hợp lý, đầu vào quá thấp, dòng tiền bất thường hoặc dữ liệu bị đứt gãy thì rủi ro bị yêu cầu giải trình sẽ cao hơn rất nhiều.

ShopTinhGon hiện hỗ trợ hộ kinh doanh giải thích dễ hiểu các quy định mới, hỗ trợ đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký hóa đơn điện tử, hướng dẫn chuẩn hóa dòng tiền, doanh thu và dữ liệu bán hàng để người kinh doanh hiểu mô hình của mình đang có rủi ro gì và nên bắt đầu xử lý từ đâu. Ngoài ra, người bán hàng có thể truy cập website ShopTinhGon để chat trực tiếp với trợ lý AI hoặc CSKH nhằm hỏi nhanh các vấn đề liên quan đến kê khai thuế, hóa đơn điện tử, doanh thu TMĐT, quản lý dòng tiền và các rủi ro phổ biến mà hộ kinh doanh hiện nay đang gặp phải.

Điều nguy hiểm nhất không phải là doanh thu lớn. Mà là doanh thu đã lớn suốt nhiều năm nhưng vẫn không có đủ dữ liệu để tự bảo vệ mình khi cần giải trình.

Thẻ 4

Thay đổi ngành nghề kinh doanh – Hướng dẫn thủ tục theo quy định mới

Thay đổi ngành nghề kinh doanh là thủ tục pháp lý doanh nghiệp cần thực hiện khi muốn bổ sung, điều chỉnh hoặc thu hẹp lĩnh vực hoạt động. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp trong quá trình kinh doanh.

Theo Điều 49 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2025, quy định liên quan đến việc thông báo thay đổi ngành nghề kinh doanh đã được hướng dẫn cụ thể hơn nhằm tạo sự đồng bộ và thuận tiện cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về hồ sơ, quy trình cũng như các lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục thay đổi ngành nghề kinh doanh.

Cơ sở pháp lý về thay đổi ngành nghề kinh doanh

Hiện nay, thủ tục thay đổi ngành nghề kinh doanh được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:

  • Luật Doanh nghiệp 2020: quy định về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp khi bổ sung hoặc thay đổi ngành nghề hoạt động.
  • Luật Đầu tư 2020: quy định các ngành nghề cấm đầu tư kinh doanh, ngành nghề kinh doanh có điều kiện và ngành nghề hạn chế tiếp cận thị trường đối với nhà đầu tư nước ngoài.
  • Nghị định 168/2025/NĐ-CP: hướng dẫn chi tiết hồ sơ, trình tự và thủ tục thông báo thay đổi ngành nghề kinh doanh.

Theo Điều 49 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, mọi trường hợp thay đổi ngành nghề kinh doanh đều phải thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Hồ sơ thay đổi ngành nghề kinh doanh

Khi thực hiện thủ tục thay đổi ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

  • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành.
  • Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.
  • Giấy ủy quyền trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp thay đổi sang ngành nghề kinh doanh có điều kiện hoặc ngành nghề hạn chế tiếp cận thị trường đối với nhà đầu tư nước ngoài thì cần bổ sung thêm tài liệu chứng minh đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật đầu tư.

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi ngành nghề kinh doanh

Theo Điều 49 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thủ tục thay đổi ngành nghề kinh doanh được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi ngành nghề kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp hoặc thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy biên nhận và thông báo thời gian trả kết quả.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ:

  • Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ;
  • Đối chiếu ngành nghề đăng ký với danh mục ngành nghề cấm đầu tư kinh doanh hoặc hạn chế tiếp cận thị trường theo Luật Đầu tư;
  • Trường hợp hồ sơ hợp lệ, thông tin ngành nghề kinh doanh sẽ được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Nhận kết quả

  • Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp có thể yêu cầu cấp Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
  • Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ có văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Những lưu ý quan trọng khi thay đổi ngành nghề kinh doanh

Để quá trình thực hiện thủ tục diễn ra thuận lợi và đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

  • Ngành nghề đăng ký mới phải phù hợp với quy định pháp luật và không thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh theo Luật Đầu tư 2020.
  • Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện về vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép con trước khi hoạt động.
  • Khi kê khai ngành nghề kinh doanh, cần sử dụng đúng mã ngành theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
  • Doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục thay đổi trong thời gian sớm nhất sau khi phát sinh thay đổi để tránh nguy cơ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Ý nghĩa của việc thực hiện đúng thủ tục thay đổi ngành nghề kinh doanh

Việc thực hiện đầy đủ và đúng quy định về thay đổi ngành nghề kinh doanh mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

  • Đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh;
  • Giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hành chính;
  • Tạo thuận lợi trong quá trình giao dịch với ngân hàng, đối tác và cơ quan quản lý nhà nước;
  • Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp khi mở rộng hoạt động;
  • Giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận cơ hội đầu tư khi thông tin được cập nhật đầy đủ trên hệ thống dữ liệu quốc gia.

Kết luận

Thay đổi ngành nghề kinh doanh là thủ tục cần thiết khi doanh nghiệp muốn mở rộng, điều chỉnh hoặc tái cơ cấu hoạt động kinh doanh. Theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, quy trình thực hiện hiện nay đã rõ ràng và thuận tiện hơn cho doanh nghiệp. Việc nắm vững hồ sơ, trình tự thực hiện và các lưu ý pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định và nâng cao uy tín trong quá trình hoạt động.

Nhận tư vấn miễn phíXem bài khác